La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels par l'intermédiaire de notre site Web, de notre billetterie, de notre infolettre et de nos autres plateformes numériques. Elle réunit en un seul texte nos deux politiques précédentes : celle du site Web et celle de la liste de diffusion.

01 · À propos de cette politique

La Fédération canadienne des ordinateurs d'époque (Canadian Vintage Computer Federation, « CVCFED ») est un organisme à but non lucratif canadien opérant dans la province de Québec. Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels de nos membres, bénévoles, exposants, participants, abonnés, donateurs et visiteurs, conformément aux lois canadiennes et québécoises applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Législation canadienne anti-pourriel (LCAP).

02 · Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question, demande ou plainte, veuillez communiquer avec :

03 · Renseignements personnels recueillis

Selon la façon dont vous interagissez avec nous, nous pouvons recueillir :

• Billetterie — lorsque vous achetez un billet pour nos événements (dont VCF Montréal), notre plateforme de billetterie Humanitix recueille votre nom, votre courriel et les détails de votre commande.
• Inscriptions — si vous vous inscrivez comme exposant, marchand, créateur ou bénévole, nos formulaires Google recueillent les renseignements demandés, notamment votre nom, vos coordonnées et la description de votre exposition, de votre entreprise ou de votre participation.
• Infolettre — si vous vous abonnez : votre adresse courriel, votre nom si vous l'indiquez, et la date de votre abonnement.
• Dons — si vous faites un don par Stripe ou par Humanitix : votre nom, votre courriel, le montant du don et les renseignements de facturation demandés au paiement.
• Messages — le contenu des courriels et messages que vous nous adressez, et vos interactions sur nos plateformes.
• Adhésions — les dossiers d'adhésion de nos membres.
• Navigation — des données recueillies par des témoins et par le pixel Meta (voir la section 10).
• Photos et vidéos — prises lors de nos événements (avec votre consentement).
• Tout autre renseignement que vous nous fournissez volontairement.

Les paiements sont traités par Humanitix et Stripe : nous n'avons jamais accès à votre numéro de carte complet.

04 · Finalités de la collecte

Nous utilisons vos renseignements pour :

• Organiser nos événements et gérer les billets et les inscriptions
• Gérer les adhésions et les activités de bénévolat
• Communiquer au sujet de nos événements et initiatives, notamment par notre infolettre si vous y êtes abonné
• Recevoir vos dons et vous en remercier
• Répondre à vos demandes et messages
• Promouvoir nos activités, y compris par la publicité en ligne, et en mesurer l'efficacité
• Promouvoir notre mission de préservation du patrimoine informatique canadien
• Respecter nos obligations légales et réglementaires

Dons et reçus fiscaux : la CVCFED est un organisme à but non lucratif, mais pas encore un organisme de bienfaisance enregistré : aucun reçu officiel aux fins de l'impôt n'est émis.

Nous ne vendons jamais vos renseignements et ne les utiliserons pas à d'autres fins sans votre consentement préalable.

05 · Consentement

Nous recueillons vos renseignements uniquement avec votre consentement, qui peut être exprimé ou implicite selon le contexte. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable. Le retrait pourrait limiter notre capacité à vous fournir certains services.

Pour l'infolettre, un abonnement fait par notre formulaire est validé par un courriel de confirmation, et chaque envoi contient un lien de désabonnement.

06 · Communication des renseignements

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons pas vos renseignements. Nous pouvons les communiquer uniquement :

• À des fournisseurs de services liés par des ententes de confidentialité
• Lorsque la loi, un règlement ou une ordonnance du tribunal l'exige
• Avec votre consentement explicite

Nos principaux fournisseurs de services, chacun régi par sa propre politique de confidentialité :

• Humanitix — billetterie et paiement des billets
• Stripe — paiement des dons
• Google — formulaires d'inscription et feuilles de réponses
• Meta Platforms (Facebook, Instagram) — publicité et mesure de son efficacité
• DuoCircle — acheminement des courriels de l'infolettre
• Microsoft — messagerie de l'adresse info@cvcfed.org
• Oracle Cloud — hébergement de notre site et de notre infolettre, dans sa région de Montréal

Listes publiques : lorsque votre inscription comme exposant, marchand ou créateur est confirmée par une commande Humanitix, le titre de votre exposition ou le nom de votre entreprise, ainsi que votre prénom et votre nom, sont publiés sur notre site.

Certains de ces fournisseurs traitent les renseignements hors du Québec, y compris hors du Canada. Dans ce cas, nous assurons un niveau de protection équivalent, tel qu'exigé par la Loi 25.

07 · Conservation

Nous conservons vos renseignements uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon les exigences de la loi. Ils sont ensuite détruits, effacés ou anonymisés de manière sécuritaire.

Infolettre : votre adresse ne reçoit plus nos envois dès votre désabonnement ; sur demande, nous la supprimons entièrement.

08 · Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements contre tout accès, communication, modification, perte ou destruction non autorisés, notamment des contrôles d'accès restreints et un stockage sécurisé.

09 · Vos droits en vertu de la Loi 25

En tant que résident du Québec, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès — demander l'accès à vos renseignements
• Droit de rectification — demander la correction de renseignements inexacts
• Droit à la suppression — demander la suppression de vos renseignements
• Droit au retrait du consentement — retirer votre consentement en tout temps
• Droit à la désindexation — demander la cessation de diffusion de vos renseignements
• Droit à la portabilité — obtenir une copie dans un format technologique structuré
• Désabonnement — cesser de recevoir nos communications en tout temps, par le lien au bas de chaque infolettre ou en nous écrivant

Pour exercer ces droits, écrivez à info@cvcfed.org. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours, conformément à la loi.

10 · Témoins (cookies) et technologies automatisées

Notre site utilise :

• Des témoins fonctionnels — ils mémorisent votre choix de langue et votre réponse à la bannière de témoins.
• Le pixel Meta (Facebook) — il transmet à Meta des données de navigation (pages consultées, clics vers nos formulaires d'inscription, adresse IP, identifiants de témoins) afin de mesurer l'efficacité de nos publicités sur Facebook et Instagram. Meta traite ces données selon sa propre politique de confidentialité.
• Des ressources externes — certaines pages chargent des polices ou des bibliothèques depuis d'autres serveurs (par exemple Google Fonts), qui reçoivent alors votre adresse IP.

Nos infolettres comptent les ouvertures de façon globale, sans les rattacher à votre adresse.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur, et gérer vos préférences publicitaires dans les paramètres de votre compte Meta (Facebook ou Instagram). Nos pages sur des plateformes tierces (Facebook, Instagram) sont soumises aux politiques de ces plateformes ; nous vous encourageons à les consulter.

11 · Incidents de confidentialité

En cas d'incident impliquant vos renseignements et présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) et les personnes concernées, conformément à la Loi 25.

12 · Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Toute modification sera publiée sur ce site avec la date d'entrée en vigueur mise à jour.

13 · Nous joindre

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos renseignements :

This Privacy Policy describes how we collect, use, disclose, and protect personal information through our website, ticketing, newsletter, and other digital platforms. It combines our two previous policies — the website policy and the mailing list policy — into a single text.

01 · About This Policy

The Canadian Vintage Computer Federation ("CVCFED") is a Canadian not-for-profit organization operating in the province of Quebec. We are committed to protecting the personal information of our members, volunteers, exhibitors, attendees, subscribers, donors, and visitors in compliance with applicable Canadian and Quebec privacy legislation, including Quebec's Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector (Law 25), the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), and Canada's Anti-Spam Legislation (CASL).

02 · Privacy Officer

In accordance with Law 25, we have designated a person responsible for the protection of personal information. For any questions, requests, or complaints, please contact:

03 · Personal Information We Collect

Depending on how you interact with us, we may collect:

• Ticketing — when you buy a ticket for our events (including VCF Montreal), our ticketing platform Humanitix collects your name, email, and order details.
• Registrations — if you register as an exhibitor, vendor, creator, or volunteer, our Google forms collect the information requested, including your name, contact information, and a description of your exhibit, business, or participation.
• Newsletter — if you subscribe: your email address, your name if you provide it, and the date of your subscription.
• Donations — if you donate through Stripe or Humanitix: your name, email, the amount of your donation, and the billing information requested at payment.
• Messages — the content of the emails and messages you send us, and your interactions on our platforms.
• Memberships — our members' membership records.
• Browsing — data collected by cookies and by the Meta pixel (see section 10).
• Photos and videos — taken at our events (with your consent).
• Any other information you voluntarily provide.

Payments are processed by Humanitix and Stripe: we never have access to your full card number.

04 · Purposes of Collection

We collect and use your personal information for the following purposes:

• Running our events and managing tickets and registrations
• Managing memberships and volunteer activities
• Communicating about our events, programs, and initiatives, including through our newsletter if you subscribe
• Receiving your donations and thanking you for them
• Responding to your inquiries and messages
• Promoting our activities, including through online advertising, and measuring its effectiveness
• Promoting our mission of preserving Canadian vintage computing history
• Complying with legal and regulatory obligations

Donations and tax receipts: the CVCFED is a non-profit organization, but not yet a registered charity: no official tax receipt is issued.

We never sell your personal information, and we will not use it for other purposes without your prior consent.

05 · Consent

We collect and use your personal information only with your consent, which may be express or implied depending on the context. You may withdraw your consent at any time by contacting our Privacy Officer. Withdrawal of consent may limit our ability to provide certain services to you.

For our newsletter, a subscription made through our form is validated by a confirmation email, and every mailing includes an unsubscribe link.

06 · Disclosure of Personal Information

We do not sell, rent, or trade your personal information. We may share your information only in the following circumstances:

• With service providers who assist us, subject to confidentiality agreements
• When required by law, regulation, or court order
• With your explicit consent

Our main service providers, each governed by its own privacy policy:

• Humanitix — ticketing and ticket payments
• Stripe — donation payments
• Google — registration forms and response sheets
• Meta Platforms (Facebook, Instagram) — advertising and measuring its effectiveness
• DuoCircle — delivery of our newsletter emails
• Microsoft — email for the info@cvcfed.org address
• Oracle Cloud — hosting of our website and newsletter, in its Montreal region

Public lists: once your registration as an exhibitor, vendor, or creator is confirmed by a Humanitix order, your exhibit title or business name, along with your first and last name, is published on our website.

Some of these providers process information outside of Quebec, including outside of Canada. In such cases, we ensure it receives an equivalent level of protection as required by Law 25.

07 · Retention

We retain your personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, or as required by law. Once no longer needed, it is destroyed, erased, or anonymized in a secure manner.

Newsletter: your address stops receiving our mailings as soon as you unsubscribe; upon request, we delete it entirely.

08 · Security Measures

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, loss, or destruction, including restricted access controls and secure storage.

09 · Your Rights Under Law 25

As a resident of Quebec, you have the following rights:

• Right of access — request access to the personal information we hold about you
• Right of rectification — request correction of inaccurate or incomplete information
• Right to deletion — request the deletion of your personal information
• Right to withdraw consent — withdraw your consent at any time
• Right to de-indexation — request that we cease disseminating your information
• Right to portability — request a copy in a structured technological format
• Unsubscribe — stop receiving our communications at any time, using the link at the bottom of every newsletter or by writing to us

To exercise these rights, write to info@cvcfed.org. We will respond to your request within 30 days, as required by law.

10 · Cookies and Automated Technologies

Our website uses:

• Functional cookies — they remember your language choice and your answer to the cookie banner.
• The Meta (Facebook) pixel — it sends browsing data to Meta (pages viewed, clicks to our registration forms, IP address, cookie identifiers) to measure the effectiveness of our ads on Facebook and Instagram. Meta processes this data under its own privacy policy.
• External resources — some pages load fonts or libraries from other servers (for example Google Fonts), which then receive your IP address.

Our newsletters count opens in aggregate only, without linking them to your address.

You can block or delete cookies in your browser settings, and manage your ad preferences in your Meta account settings (Facebook or Instagram). Our pages on third-party platforms (Facebook, Instagram) are subject to those platforms' own policies; we encourage you to review them.

11 · Privacy Incidents

In accordance with Law 25, in the event of a privacy incident presenting a risk of serious harm, we will notify the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) and affected individuals as required by law.

12 · Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. Any changes will be posted on this website with the updated effective date.

13 · Contact Us

For any questions regarding this Privacy Policy or our handling of your personal information: